אוטומציה ותהליכים תפעוליים

משימה

• לבנות מערכת תפעולית יציבה למועדון אונליין, המאפשרת מעקב שקוף אחר שיעורים ותשלומים, מצמצמת עבודה ידנית של הצוות ושומרת על ניהוליות גם עם גידול במספר המשתתפים והפעילות.

מה עשיתי

• פיתחתי יומן שיעורים מקוונים על בסיס Google Sheets כמרכז תפעולי אחד.
• מימשתי מעקב אוטומטי אחר שיעורים שבוצעו עם שיוך למשתתפים ולאירועים.
• בניתי מעקב אוטומטי אחר תשלומים וקישורם לשיעורים ולסטטוס המשתתפים.
• יישמתי חלוקה אוטומטית של הקלטות Zoom לתיקיות אישיות ב-Google Drive.
• ביטלתי דוחות ידניים, כפילויות וטבלאות מפוזרות.
• יצרתי לוגיקת נתונים אחידה וברורה למנהלים ולמורים.

מימוש טכני

• שימוש ב-Google Sheets כבסיס הנתונים התפעולי של הפרויקט.
• אוטומציה של תהליכים מרכזיים באמצעות Google Apps Script.
• אינטגרציה עם Zoom לעיבוד הקלטות שיעורים.
• אינטגרציה עם Google Drive לאחסון מסודר של חומרים.
• סנכרון עם GetCourse ומערכות תשלום לעדכון סטטוסים ונתונים.

ניהול והרחבה

• אפשרות להוספת תרחישי מעקב חדשים ללא בנייה מחדש של המערכת.
• יכולת התרחבות עם גידול במספר השיעורים והמשתתפים.
• צמצום משמעותי של תלות בגורם האנושי.

תוצאה